Mengatur keuangan menjadi salah satu bagian penting dalam menjalankan bisnis. Pemilik usaha tidak hanya perlu memikirkan penjualan, produk, dan pelanggan, tetapi juga harus memahami kondisi keuangan bisnis secara rutin. Tanpa pencatatan yang rapi, pemilik bisnis bisa kesulitan mengetahui jumlah pemasukan, pengeluaran, keuntungan, dan kebutuhan modal. Karena itu, cara mengatur keuangan bisnis perlu menjadi kebiasaan sejak bisnis mulai berjalan.
Mengapa Pengelolaan Keuangan Bisnis Penting?
Keuangan memiliki hubungan erat dengan hampir seluruh aktivitas bisnis. Pembelian bahan, pembayaran operasional, gaji karyawan, hingga kegiatan promosi membutuhkan perencanaan dana yang matang.
Mengetahui kondisi bisnis
Catatan keuangan membantu pemilik usaha melihat kondisi bisnis berdasarkan angka. Dari data tersebut, kamu dapat mengetahui kemampuan bisnis dalam memenuhi kebutuhan operasional.
Mengontrol pengeluaran
Pencatatan rutin memudahkan kamu melihat biaya yang terlalu besar. Selanjutnya, kamu dapat menentukan pengeluaran mana yang perlu dikurangi.
Membantu mengambil keputusan
Data keuangan juga dapat menjadi dasar ketika kamu ingin menambah produk, membeli peralatan, melakukan promosi, atau mengembangkan usaha.
Pisahkan Uang Pribadi dan Uang Bisnis
Salah satu kebiasaan penting dalam mengelola usaha adalah memisahkan uang pribadi dengan dana bisnis. Banyak pemilik usaha kecil masih menggunakan satu rekening atau satu dompet untuk berbagai kebutuhan.
Kebiasaan tersebut dapat membuat pencatatan menjadi sulit. Jumlah uang yang tersedia mungkin terlihat cukup, tetapi belum tentu seluruhnya merupakan keuntungan bisnis.
Karena itu, gunakan tempat penyimpanan dana yang berbeda. Rekening khusus bisnis dapat membantu kamu memantau transaksi usaha dengan lebih mudah.
Selain itu, tentukan jumlah uang yang boleh kamu gunakan untuk kebutuhan pribadi. Langkah tersebut membantu menjaga arus dana bisnis tetap teratur.
Catat Semua Pemasukan Bisnis
Setiap pemasukan perlu masuk ke dalam catatan, termasuk transaksi dengan nilai kecil. Nominal yang terlihat sederhana tetap dapat memengaruhi hasil keuangan ketika jumlahnya semakin banyak.
Catat tanggal transaksi
Tuliskan tanggal setiap pembayaran agar kamu dapat mengetahui riwayat transaksi dengan mudah.
Catat sumber pemasukan
Informasi mengenai sumber dana juga penting. Kamu dapat membedakan pendapatan dari penjualan produk, jasa, kerja sama, atau sumber lainnya.
Catat jumlah transaksi
Masukkan nominal setiap pembayaran secara jelas. Dengan begitu, total pemasukan dalam periode tertentu akan lebih mudah kamu hitung.
Catat Pengeluaran Secara Rutin
Pemasukan saja tidak cukup untuk menggambarkan kondisi bisnis. Pengeluaran juga membutuhkan perhatian karena setiap biaya dapat memengaruhi keuntungan.
Biaya pembelian bahan, transportasi, internet, listrik, promosi, dan kebutuhan operasional lainnya perlu masuk dalam pencatatan.
Jangan mengabaikan pengeluaran kecil. Biaya yang muncul berkali-kali dapat berubah menjadi jumlah besar ketika kamu menggabungkannya dalam satu bulan.
Supaya lebih mudah, buat beberapa kategori pengeluaran. Misalnya, kamu dapat membaginya menjadi biaya produksi, operasional, pemasaran, transportasi, dan administrasi.
Buat Anggaran Bisnis
Anggaran membantu pemilik usaha menentukan penggunaan dana sebelum melakukan pengeluaran. Cara ini membuat keputusan keuangan menjadi lebih terarah.
Tentukan kebutuhan utama bisnis untuk satu periode. Pilih jangka waktu yang sesuai, misalnya mingguan atau bulanan.
Tentukan biaya operasional
Hitung kebutuhan seperti listrik, internet, sewa tempat, transportasi, bahan produksi, dan biaya lainnya.
Tentukan anggaran pemasaran
Masukkan biaya media sosial, iklan digital, marketplace, pembuatan konten, serta kegiatan promosi lainnya ke dalam perencanaan.
Siapkan dana cadangan
Sisihkan sebagian dana untuk menghadapi kebutuhan yang muncul secara tiba-tiba. Dana tersebut dapat membantu bisnis ketika menghadapi kondisi yang tidak sesuai rencana.
Perhatikan Arus Kas
Arus kas menunjukkan pergerakan dana yang masuk dan keluar dari bisnis. Karena itu, pemilik usaha tidak cukup hanya melihat jumlah penjualan.
Penjualan yang tinggi belum tentu membuat kondisi kas sehat. Situasi tersebut bisa terjadi ketika banyak pelanggan belum menyelesaikan pembayaran.
Sebaliknya, pemasukan yang masuk secara teratur dapat membantu bisnis memenuhi kebutuhan operasional. Catatan pembayaran pelanggan akan membantu kamu memahami kondisi tersebut.
Selanjutnya, perhatikan waktu pembayaran kepada pemasok, karyawan, dan pihak lainnya. Perbandingan antara pemasukan dan kewajiban membantu kamu mengatur kebutuhan dana dengan lebih baik.
Tentukan Harga Produk dengan Tepat
Penentuan harga produk membutuhkan perhitungan yang matang. Jangan hanya mengikuti harga kompetitor tanpa menghitung biaya yang muncul dalam bisnis.
Masukkan biaya bahan, produksi, kemasan, pengiriman, tenaga kerja, pemasaran, dan kebutuhan lainnya ke dalam perhitungan.
Setelah mengetahui total biaya, tentukan margin keuntungan yang sesuai dengan kondisi pasar. Harga tersebut juga harus tetap mampu menarik pelanggan.
Jangan menetapkan harga terlalu rendah hanya untuk mengejar jumlah transaksi. Strategi tersebut justru dapat mengurangi keuntungan dan menyulitkan bisnis dalam jangka panjang.
Hindari Pengeluaran yang Tidak Perlu
Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda. Oleh sebab itu, kamu tidak harus mengikuti seluruh pengeluaran yang dilakukan kompetitor.
Sebelum mengeluarkan uang, pertimbangkan manfaatnya bagi bisnis. Tanyakan apakah biaya tersebut benar-benar membantu penjualan, produktivitas, atau kualitas pelayanan.
Sebagai contoh, pembelian peralatan baru perlu kamu pertimbangkan berdasarkan manfaatnya. Jika alat tersebut mampu meningkatkan produktivitas, pengeluaran mungkin memberikan nilai tambah.
Di sisi lain, layanan berlangganan yang jarang kamu gunakan justru dapat menambah biaya bulanan. Evaluasi pengeluaran seperti ini secara berkala.
Gunakan Teknologi untuk Mencatat Keuangan
Teknologi dapat membantu pemilik bisnis mencatat transaksi dengan lebih praktis. Pilihan alatnya pun cukup beragam, mulai dari spreadsheet hingga aplikasi pencatatan keuangan.
Untuk usaha kecil, spreadsheet sederhana sudah cukup untuk memulai. Buat kolom tanggal, keterangan, kategori, pemasukan, pengeluaran, dan saldo.
Lakukan pembaruan setiap kali transaksi terjadi. Kebiasaan tersebut membuat data keuangan tetap rapi dan mengurangi risiko lupa mencatat.
Ketika jumlah transaksi semakin banyak, pertimbangkan aplikasi dengan fitur laporan keuangan. Pilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan bisnis.
Tentukan Target Keuangan
Target keuangan memberikan arah yang lebih jelas bagi pemilik usaha. Sasaran tersebut tidak harus selalu berupa jumlah penjualan.
Kamu bisa menentukan target keuntungan, batas pengeluaran, jumlah tabungan bisnis, atau dana pengembangan usaha.
Target pemasukan
Tentukan jumlah pemasukan yang ingin kamu capai dalam satu bulan. Gunakan data penjualan sebelumnya sebagai salah satu bahan pertimbangan.
Target pengeluaran
Buat batas biaya yang realistis. Langkah ini membantu kamu mengontrol pengeluaran selama menjalankan operasional.
Target keuntungan
Hitung jumlah keuntungan yang ingin kamu capai setelah mengurangi seluruh biaya bisnis.
Target yang jelas membuat proses evaluasi menjadi lebih mudah. Kamu juga dapat melihat apakah strategi bisnis sudah berjalan sesuai rencana.
Evaluasi Keuangan Setiap Bulan
Evaluasi rutin membantu pemilik bisnis menemukan masalah lebih cepat. Jangan menunggu sampai akhir tahun untuk memeriksa kondisi keuangan.
Bandingkan pemasukan dan pengeluaran bulan berjalan dengan periode sebelumnya. Perhatikan perubahan yang cukup besar dan cari penyebabnya.
Selanjutnya, periksa produk atau layanan yang menghasilkan pendapatan paling tinggi. Informasi tersebut dapat membantu kamu menentukan prioritas bisnis.
Biaya yang mengalami peningkatan juga perlu mendapatkan perhatian. Jika suatu pengeluaran terus meningkat tanpa memberikan manfaat yang sepadan, cari alternatif yang lebih efisien.
Siapkan Dana Darurat Bisnis
Bisnis dapat menghadapi berbagai kondisi yang sulit diprediksi. Penjualan mungkin menurun, peralatan bisa mengalami kerusakan, atau biaya operasional dapat meningkat.
Karena itu, sisihkan sebagian keuntungan untuk dana cadangan. Jumlahnya dapat kamu sesuaikan dengan kondisi dan kemampuan bisnis.
Dana tersebut sebaiknya hanya kamu gunakan untuk kebutuhan yang benar-benar penting. Hindari mengambilnya untuk belanja rutin atau kebutuhan pribadi.
Dengan adanya cadangan dana, bisnis memiliki ruang untuk menghadapi kondisi yang tidak terduga tanpa langsung mengganggu kas operasional.
Hindari Mengambil Keuntungan Terlalu Cepat
Keuntungan bisnis memang menjadi salah satu tujuan utama dalam menjalankan usaha. Namun, kamu tidak harus menggunakan seluruh keuntungan untuk kebutuhan pribadi.
Sebagian keuntungan dapat kamu gunakan sesuai kebutuhan pribadi yang sudah kamu rencanakan. Sementara itu, bagian lainnya dapat kamu putar kembali untuk mengembangkan bisnis.
Misalnya, keuntungan tersebut bisa kamu gunakan untuk menambah stok, meningkatkan kualitas produk, melakukan promosi, atau membeli peralatan.
Pembagian dana yang jelas membantu bisnis tetap memiliki modal untuk berkembang. Strategi ini juga membuat penggunaan keuntungan menjadi lebih terarah.
Jangan Mengabaikan Utang Bisnis
Utang dapat membantu bisnis ketika pemilik usaha membutuhkan tambahan modal. Namun, setiap kewajiban perlu kamu kelola dengan hati-hati.
Catat jumlah utang, jadwal pembayaran, bunga, dan tujuan penggunaan dana. Informasi tersebut membantu kamu mengetahui kemampuan bisnis dalam memenuhi kewajiban.
Hindari mengambil utang baru hanya untuk membayar pengeluaran yang tidak penting. Sebelum mengambil pinjaman, hitung kemampuan arus kas terlebih dahulu.
Jika cicilan terlalu besar dibandingkan kemampuan bisnis, kondisi tersebut dapat mengganggu operasional. Karena itu, pertimbangkan setiap keputusan utang secara matang.
Buat Laporan Keuangan Sederhana
Bisnis kecil tidak selalu membutuhkan sistem laporan yang rumit. Kamu dapat memulai dengan beberapa catatan dasar.
Laporan pemasukan dan pengeluaran
Catatan ini menunjukkan jumlah uang yang masuk dan keluar selama periode tertentu. Data tersebut membantu kamu memantau aktivitas keuangan sehari-hari.
Laporan laba dan rugi
Laporan laba dan rugi membantu kamu melihat hasil bisnis setelah memperhitungkan berbagai biaya.
Catatan arus kas
Catatan arus kas membantu kamu mengetahui pergerakan dana dan memperkirakan kebutuhan uang dalam waktu dekat.
Gunakan format yang sederhana terlebih dahulu. Ketika bisnis berkembang, kamu dapat meningkatkan sistem pencatatan sesuai kebutuhan.
Kesalahan Keuangan yang Sebaiknya Dihindari
Beberapa kesalahan keuangan terlihat sederhana, tetapi dampaknya dapat terasa ketika bisnis terus berkembang. Karena itu, pemilik usaha perlu mengenali kebiasaan yang berpotensi menimbulkan masalah.
Kesalahan pertama adalah mencampurkan uang pribadi dengan uang bisnis. Kondisi tersebut membuat pemilik usaha sulit mengetahui jumlah keuntungan yang sebenarnya.
Kesalahan berikutnya adalah mengabaikan transaksi kecil. Pengeluaran yang tampak sepele dapat berubah menjadi jumlah besar ketika terjadi setiap hari.
Selain itu, hindari menentukan harga tanpa menghitung seluruh biaya. Harga yang terlihat murah belum tentu memberikan keuntungan yang cukup.
Penggunaan keuntungan secara berlebihan juga perlu kamu hindari. Sisihkan sebagian dana untuk kebutuhan pengembangan agar bisnis tetap memiliki ruang untuk bertumbuh.
Cara Mengatur Keuangan Bisnis Secara Bertahap
Kamu tidak perlu langsung menggunakan sistem keuangan yang rumit. Mulailah dari kebiasaan yang paling mudah dilakukan.
Pertama, pisahkan uang pribadi dan uang bisnis. Setelah itu, catat seluruh transaksi setiap hari.
Langkah berikutnya adalah membuat anggaran bulanan. Masukkan kebutuhan operasional, pemasaran, produksi, dan dana cadangan ke dalam perencanaan.
Pada akhir bulan, lakukan evaluasi terhadap hasil yang kamu peroleh. Bandingkan angka tersebut dengan target yang sudah kamu tentukan.
Jika bisnis semakin berkembang, tingkatkan sistem pencatatan secara bertahap. Dengan cara ini, pengelolaan keuangan dapat mengikuti kebutuhan bisnis.
Konsisten Menjaga Keuangan Bisnis
Mengatur keuangan bukan pekerjaan yang cukup kamu lakukan satu kali. Kebiasaan tersebut membutuhkan konsistensi agar data bisnis tetap akurat.
Luangkan beberapa menit setiap hari untuk mencatat transaksi. Kemudian, gunakan waktu tertentu setiap minggu untuk memeriksa pengeluaran.
Pada akhir bulan, lakukan evaluasi secara menyeluruh. Bandingkan pemasukan, pengeluaran, keuntungan, dan target yang sudah kamu tentukan.
Kebiasaan sederhana tersebut dapat membantu kamu memahami perkembangan bisnis. Selain itu, data yang rapi membuat proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah.
Kesimpulan
Cara mengatur keuangan bisnis dapat kamu mulai dari langkah sederhana. Pisahkan uang pribadi dan bisnis, catat seluruh transaksi, buat anggaran, serta perhatikan arus kas secara rutin.
Selain itu, tentukan harga produk berdasarkan perhitungan biaya dan target keuntungan. Siapkan pula dana cadangan agar bisnis memiliki perlindungan ketika menghadapi kebutuhan yang tidak terduga.
Gunakan teknologi jika pencatatan manual mulai terasa sulit. Kemudian, lakukan evaluasi secara konsisten untuk mengetahui perkembangan usaha.
Dengan pengelolaan keuangan yang rapi, pemilik bisnis dapat memahami kondisi usaha dengan lebih baik. Perencanaan yang jelas juga membantu bisnis mengambil keputusan secara lebih terarah dan membangun pertumbuhan yang lebih sehat.
